Le solucionamos los problemas con su archivo
Servicios    Digitalización Certificada

NORMATIVA

Con la publicación de la norma EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.

La normativa establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante. Esto resuelve una de las dudas frecuentas en los ámbitos de las administraciones públicas respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la intervención General de la Administración del Estado).

Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas recibidas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales.  Tras dicha digitalización, el obligado tributario puede prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

POR QUÉ

La  necesidad de gestionar el alto número facturas recibidas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 2,80 euros por factura enviada e incluso algo más por factura recibida, especialmente por las obligaciones de custodia.

CÓMO

La digitalización de facturas recibidas en papel con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos en una base de datos securizada es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización.

REQUISITOS

Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:

Utilizar un Software de Digitalización Certificado

Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización

Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización

Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros

La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos.

La firma o timestamping implica el proceso de cierre electrónico  de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.

El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos

BENEFICIOS

Reduce los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos.

Drástico recorte del espacio de almacenamiento, permitiendo un reaprovechamiento del mismo.

Incrementa la seguridad de nuestro archivo, con la posibilidad de varias copias de respaldo (backups), elimina riesgos como incendios, inundaciones, robos, etc.

Evita copias e impresiones innecesarias, ya que evita la duplicidad de información y posibilita el envío de documentos por e-mail o fax.

Permite tener siempre accesible la información.

Posibilita el acceso al documento desde fuera del centro de trabajo.

Agiliza todos los procesos administrativos

Controla y protege el acceso a la información

SCANEA2

Como Prestador de Servicios de Digitalización Certificada mediante la fórmula de digitalización delegada,  pone a disposición de sus clientes los siguientes servicios:

Servicios de Digitalización Certificada utilizando un Software homologado (por la A.E.A.T.) con certificado digital para la digitalización de facturas recibidas

Retirada y entrega de la documentación con todas las  medidas de seguridad exigidas

Servicios Express de entrega y recogida en 48 horas.

Digitalización “in situ”, en el domicilio del cliente si éste lo desea,  trasladando, maquinaria y personal adecuados

Contrato de confidencialidad cumpliendo la normativa de la LOPD

Servicios de guarda, custodia y de destrucción certificada de la documentación digitalizada.

 

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